內容協作工具市場指南
內容協作工具市場指南
內容協作是雲端辦公套件的關鍵組成部分。內容協作工具提供了文件系統的現代替代品，幫助員工在日常生活中訪問和使用內容。套件功能包括文件共享、設備同步和協作工作區的提供。內容協作的另一個主要優點就是與客戶、合作夥伴和供應商的協作開闢了新的道路。因此，必須採取適當的保護措施，因為安全和隱私控制是企業組織的主要關注點。內容協作工具的提供商很多，而且在規模、地理涵蓋範圍和行業關注方面差異很大。功能差異性可能會很難識別。
內容協作工具的主要功能
●文件同步：跨越線上服務和設備同步文件的基本功能，也包括支援超過15GB的文件、暫停和恢復上傳和下載的功能、進度顯示器。
● 內容協作：與企業組織內部和外部的同事實時共享內容並在其中進行協作的能力，例如團隊工作區功能、設備支援功能、協作內容 創建功能等
●內容保護和安全性：提供精細的安全性和更高級別的功能，例如內容權限功能、訪問控制功能、主動的內容保護功能、安全管理功能、數位版權管理功能等
●內容服務組件：與更多的由流程驅動的內容服務平台相關的功能，例如詮釋資料、工作流程、保留管理、訊息管理等功能
●管理與實施：控制平台管理和遷移的能力，例如企業用戶管理、遷移、報告、儲存管理等功能
●一體化：與其他以生產力為重點的資源組合在一起，也包括雲端辦公室和工作流程協作工具，例如Microsoft Office 365功能的集成，其中包括與辦公效率客戶端(word、Excel、PowerPoint)的集成、與團隊的高級集成、結合與Outlook、OneDrive等集成
●智力：提供服務以提高生產率和資料分類， 例如自然語言處理、計算機視覺處理、知識圖等功能
安全、可信賴的內容協作工具對遠端工作相當重要
在過去三年當中，內容協作軟體和服務市場發生了巨大的變化。Dropbox、Google Drive和Microsoft OneDrive等知名的供應商已經將產品從企業文件同步和共享(EFSS)的根源發展成為更豐富的內容協作平台(CCP)。企業文件同步和共享(EFSS)技術和最近內容協作平台(CCP)在支援現在遠端工作模式方面發揮了重要作用。雖然市場發展快速成熟，但是至少在功能方面很難發現產品差異。而常見功能包括協作工作區、簡單的工作流程功能和更精細的安全功能，將此市場稱為內容協作工具市場，因為該技術並非始終部屬為平台，所以未將此市場稱為內容協作平台市場。
內容協作工具兩種常見的部屬
1. 作為基礎平台
基礎技術以”支援多位員工的生產力工作負載，並且在整個企業範圍內都可以使用”。內容協作工具通常被部屬為支援所有內容的基礎平台員工的平常工作中。這種類型的平台可以支援一系列案例，最常見的是：
●儲存基礎架構現代化－網路文件共享的轉換。
●外部合作－與企業組織外部各方的供應商和合作夥伴進行合作。
●團隊工作區－提供基於項目或目標，以活動為中心的協作環境。透過與工作流程協作軟體的集成來提供更多的功能。
●內容路由和批准－利用輕量級工作流程來路由內容以供審核、批准和簽字。
●流程整合－將協作端點與更廣泛的業務流程結合在一起，例如用於保險索賠和公民註冊的業務流程。
2. 作為情境或特定領域的應用程式
這是在分布式學習強化框架(ACME)中確定可以使他們比廣泛的平台更像部屬應用程式。 分布式學習強化框架(ACME)將領域技術定義為”以過程和方法論為重點，並未參與這些過程、程式或項目的員工部屬”。情境技術的重點更加狹窄。他們可以包括一個協作環境來處理一系列案例，例如：
●滿足市場部門跨部門協作的需求
●為現場工程師提供協作和文件審查工具
●將法律案例系統擴展到客戶和其他合作夥伴
大多數的軟體即服務(SaaS)平台的內容協作工具採購和部屬簡便性意味著，通常是由業務用戶直接提供，並用於分散的團隊、部門和項目。
市場的多方面發展
隨著市場中的產品功能越來越商品化，供應商開始集中精力為了讓平台帶來更多的價值，試圖朝著不同的方面發展和轉變自己的產品，市場出現了多樣化和專業化的趨勢，讓內容協作工具的市場有效地分散開了，在這一系列廣泛的解決方案類型包括：
●雲端辦公室：內容協作直接嵌入到更廣泛的雲端辦公室服務中，例如Microsoft Office 365和Google G Suite等雲端辦公室套件。
●合併的工作區：Dropbox的”智慧工作區”提供了類似用戶的應用程式工作區中的嵌入式內容協作。供應商應採用這種方法和工作流程協作供應商提供的功能之間有一些相同之處。這個相同性還是有限的，並且還著重於提供與此類工具的集成。
●內容服務平台(CSP)：內容豐富的服務重於營運內容案例，代表企業管理(ECM)套件的發展
●垂直對齊的協作：針對某些行業或案例的內容協作專業化
●內容保護：解決方案主要在保護出於協作目的而進出企業組織的內容
這些專業化通常表示內容協作是其它內容的組成部分，內容服務平台(CSP)主要是組成的主要部分。除了具有內容協作平台(CCP)傳統供應商提供更豐富的內容服務平台(CSP)功能之外，幾乎所有的內容服務平台(CSP)供應商都在提供內容協作功能，並滿足這些要求。
建議
作為數位工作場所應用程式策略的一部分，負責內容協作的應用程式負責人應該透過使用內容協作工具來替換文件系統，支援遠端工作和工作實踐的現代化。優先考量與部屬模型，安全控制和企業軟體集成相關的差異性需求，在採購期間創建有效的供應商清單。另外透過在基礎平台中整合不同的內容協作技術來降低營運成本。但是應該意識到有時是需要專業技術，因此需要一種平衡的方法去維持這兩者之間的平衡。
