打造可優化員工體驗、安全和福祉的智慧辦公室
混合工作加速了公司辦公室的發展，數位工作場所應用程式領導者可以使用本指南打造專注於員工福祉、安全和體驗的智慧辦公室。
概述
主要發現
40% 的員工更願意在多個地點工作，而不是只在公司辦公室或在家工作。未能適應員工偏好會威脅到員工的生產力，並可能導致人員流失。
智慧辦公室還處於起步階段，但員工對未來工作場所的期望和不斷變化的需求將加速它們的發展和採用。
傳統的公司辦公室——尤其是那些與員工需求和偏好不一致、缺乏對幸福感的充分關注以及協作工作空間有限的辦公室——將無法支援未來的工作。
大多數組織透過總體的工作場所管理系統或資源調度應用程序開始他們的智慧辦公室之旅，並透過物聯網、人工智慧 (AI) 和機器學習 (ML) 等新興技術進一步增強。
建議
負責智慧辦公計劃的數位工作場所應用領導者必須：
打造一個智慧辦公團隊，包括房地產、設施管理、人力資源和內部溝通，以了解不斷變化的員工期望和需求。
傾聽員工的心聲，透過開展了解和滿足不斷變化的混合勞動力需求的調查、焦點小組和訪談，建立持續改進的基準。
透過打造目標驅動的工作空間來重新構想和重新設計實體辦公室，以促進員工在工作場所的協作、生產力和幸福感。
選擇使用物聯網、人工智慧和機器學習的工作場所應用程序和相關技術，專注於員工旅程和辦公室接觸點。
戰略規劃假設
到 2022 年，座位預訂系統、空間利用率追蹤和工作場所應用程序的採用率預計將增長150 % 以上。
到 2022 年，超過三分之二的員工將在選擇雇主時將靈活的工作安排視為差異化因素。
到 2024 年，60% 的員工將優先考慮配備健康設備的智慧辦公室，而不是家庭辦公室。
到 2025 年，50% 的企業工作空間將轉變為共用區。
介紹
未來的工作是混合的。混合工作為員工提供了更大的靈活性來選擇工作地點，無論是在家、辦公室還是其他地點。
員工想要更多自主權和靈活性以及雇主正在傾聽的證據無處不在：
員工在地點 (59%) 和工作時間 (64%) 方面的期望靈活性有所提高。1
24% 的 CEO 在 2021 年和 2022 年的前三名中提到了與勞動力相關的優先事項。2
69% 的員工表示，雇主關心他們的福祉很重要。2
組織也在重新考慮公司辦公室的目的以及他們的公司房地產需求可能會如何變化。72% 的 CFO預計未來兩年企業房地產足跡將減少。減少辦公空間所帶來的成本節約為組織提供了在辦公空間中擴展以目的和技術為導向的智慧體驗的機會。
最近的一項研究得出結論，58% 的員工因以下因素而大量缺勤：3
人類社會化（44%）
專業環境 (31%)
集體面對面工作（44%）
人體工學工作環境(21%)
對人類聯繫的迫切需求將引導空間的再造。提供員工可以聚集在一起進行社交和協作的空間將成為辦公室可以實現的最大目的。混合工作已經改變了員工對其組織和工作場所的期望，員工從未像現在這樣更加了解他們想要從工作中得到什麼。事實上，最近的一項研究得出結論，96% 的員工希望透過智慧工作場所技術改善他們的工作環境。
智慧辦公室利用新興技術，透過將工作場所的設計和提供集中在員工旅程上，幫助員工更快樂、更快、更智慧地工作。
採用智慧辦公室的好處包括：
改善員工體驗、安全和福祉，從而提高生產力、幸福感和敬業度。
改善組織品牌（有助於吸引和留住人才）。
優化的房地產特定建築運營。
透過更好的空間利用率節省成本。
更廣泛的數位工作場所戰略和目標。
分析
打造核心智慧辦公團隊
衡量一項成功的智慧辦公室計劃不僅取決於它採用的技術，還取決於它如何滿足員工不斷變化的需求，以及它如何衡量成功的業務成果（如提高生產力、離職率/保留率和減少房地產運營費用）。數位工作場所應用程序領導者無法打造引人注目的辦公空間來改善員工體驗、安全和福祉。IT、HR 和 RE/FM 領導者單獨工作以解決員工需求、工作空間設計和技術已經不夠好。要了解智慧辦公室如何在支援新的工作方式方面發揮關鍵作用，數位工作場所應用程序領導者必須確保關鍵業務合作夥伴的參與， 打造支援智慧辦公工作的核心跨職能團隊。
數位化工作場所應用領導者在組建智慧辦公室核心團隊時必須充當技術推動者，該團隊包括來自 IT、人力資源、房地產和內部通訊的關鍵參與者。這些團隊成員必須熟悉智慧辦公室設計的最佳實踐和指南，以便與組織範圍內的工作保持一致並整合。實施成功的智慧辦公室的實際責任和時間表將因核心團隊的每個職能而異，但是，責任可能包括：
人力資源：傾聽（並代表）員工的聲音。制定員工敬業度計劃以錨定文化變革。圍繞實際使用情況制定政策和實踐。
房地產/設施管理：發現和定義協作工作空間設計的最佳實踐，並總體技術以推動積極的員工體驗。
內部溝通：制定溝通計劃，讓員工了解智慧工作場所的好處，並讓他們對使用它感到興奮。
數位工作場所應用領導者：協助定義智慧辦公技術的技術要求和評估供應商能力（透過明確定義的 RFI 流程）。
傾聽員工的聲音
員工可能是組織最偉大的擁護者或最具破壞性的批評者，因此您必須敏銳地意識到他們對工作場所的看法和期望。負責數位工作場所的應用程序領導者經常面臨挑戰，以確保工作場所決策滿足具有不同行為和偏好的員工的需求。此外，在 COVID-19 大流行期間，員工對辦公室的期望、情緒和行為也發生了顯著變化。
員工之聲解決方案可幫助組織收集和分析員工與其工作經驗相關的意見、看法和感受。
數位工作場所應用程序領導者與人力資源領導者合作，可以利用員工之聲 (VoE) 解決方案來衡量員工的情緒和看法。這些解決方案提供參與度調查、回饋工具和其他數據等功能，以監控員工情緒並推斷員工偏好、意見和幸福感。
即使在您的智慧辦公室就位之後，繼續聆聽這種聲音，也可以讓您產生持續的回饋和見解，但傾聽員工的意見只是其中的一環。數位工作場所應用程序領導者必須計劃並根據收集的訊息採取行動，以打造個性化的工作場所體驗，讓員工保持快樂和參與。
智慧辦公室核心團隊可以利用這些員工洞察和訊息：
設計一個完全適合員工想要和需要的工作場所。
衡量智慧辦公室計劃是否對感知和感受產生了預期的積極影響。
透過關注積極或消極情緒的關鍵指標來發現重要的時刻，尤其是在許多員工都認同相同情緒的情況下。
透過使用員工數據來構建和了解差異化的勞動力細分，從而打造勞動力細分。這些部分指導考慮因素以納入工作空間體驗重新設計。
重新構想和重新設計實體辦公空間
在大流行後的世界中，傳統的辦公室佈局可能不是安全和幸福的理想解決方案。以某種方式與使用它們的人脫節的辦公空間使員工難以保持情感投入、投入和興奮來上班。我們需要打造專門構建的智慧空間，以滿足員工日常執行的不同類型的活動。
甚至在 COVID-19 大流行之前，員工對工作場所的期望就已經開始發生變化。在設計實體辦公室時，組織需要了解和解決新的和更高的期望。以目的為導向的工作空間必須滿足需要安靜地專注於單獨任務的協作團體和個人的需求。
智慧辦公室不僅僅關乎技術，還關乎對公司工作場所採取“熱情好客”的方式，並創造員工喜愛的空間。
以目的為導向的工作空間允許員工自行選擇最適合他們工作的空間，即使工作需要輪班。
與科技融合，打造以員工為中心的智慧辦公室
一旦您設計了理想的辦公空間，考慮到員工的聲音和您需要支援的活動，您可以透過添加技術層進一步確保成功實施。
為了將這些部分組合在一起，智慧辦公核心團隊必須確保選擇正確的技術結構來支援各種空間和活動。關注員工旅程及其在工作場所的接觸點有助於識別使用案例並選擇正確的技術和供應商。
一些組織希望允許員工使用基於 AI 的建議安排辦公桌，使用臉部辨識進入大樓，並使用尋路功能找到他們預訂的辦公桌、辦公室或會議室。他們還可能允許他們訂購午餐或安排運動、尋找其他員工或進行調查。選項是無窮無盡的，大部分實施時間都花在做出這些決定上，而對員工旅程的關注可以提供所需的關注。數位工作場所應用程序領導者必須明白，單一解決方案可能無法滿足所有使用案例的需求。相反，專注於智慧辦公應用程序和勞動力管理應用程序之間的總體，以提供無縫的員工體驗。
