資訊長需要採用激進的靈活性來推動COVID-19後的工作體驗
COVID-19後的工作環境要求在工作政策、不斷變化的工作模式以及辦公室如何支持不同的工作要求方面具有極大的靈活性。資訊長可以透過實施滿足不斷變化的雇主和員工需求的靈活工作模式來領導員工並支持企業。
概述
- 領導者習慣於將公司辦公室或設施作為主要或唯一的工作地點，並且不確定如何規劃不同的工作場所選項組合或預期的模式。
- 先前遠端工作政策旨在將在辦公室外工作作為有限的例外，而不是作為COVID-19後工作場所預期規模的正常選擇。
- 辦公室和設施傳統上是為單獨工作或坐在會議室中的個人設計的，在靈活的工作環境中，共享或協作工作體驗的設計或規劃有限。
建議
為了創建一個為不斷發展的IT員工隊伍提供極大靈活性的後COVID-19工作環境， CIO應該：
- 透過調查員工關於工作場所的期望、偏好、要求和限制來確定工作地點偏好並預測每種模式中勞動力的比例，從而採用靈活的工作模式。
- 透過淘汰任何傳統的遠端工作政策並用新的靈活工作政策取而代之來傳達新的工作期望，該政策圍繞在家或多個地點工作是一種可接受的選擇的期望而設計。
- 透過與IT經理、人力資源、財務和設施合作，確定空間的功能用途，以新的協作、創新和開發區域替換工作站專用空間，以滿足團隊績效、反思、更新、社交和互動需求。
介紹
全球從辦公室工作到在家工作的轉變打破了長期以來對工作環境、生產力和責任之間關係的看法。各行各業的領導者認識到，每個員工都有責任感和生產力，不受工作地點的影響。在2020年客戶調查中，90%的人力資源主管表示他們現在完全相信員工在家工作，75%的人認為員工在家工作與在辦公室一樣高效。尤其是對於知識工作者而言，工作績效與雇主所在地之間的聯繫已被打破，取而代之的是對個人信任和責任的認可。員工自己已經接受了這種變化，80%的2020年員工調查的受訪者希望繼續根據需要在雇主所在地以外的地方工作。
CIO 現在必須考慮並規劃IT組織和員工新興工作環境的目的和結構。從辦公室作為中心工作地點的轉變對工作場所和勞動力規劃產生了影響，組織需要專注於開發適合支持高績效團隊的新管理和領導技能。HR必須考慮對勞動力規劃的影響，因為靈活的工作政策成為人才獲取的競爭優勢，員工可以選擇更廣泛的工作模式，這引入了更複雜的調度、通訊和工作流程需求。應對這些挑戰始於CIO和企業領導者制定政策以指導新環境中的決策制定，並規劃安全、可持續和健康的工作場所設計，重點關注員工福祉、體驗和協作。
分析
擁抱靈活的工作模式
2020年全年從員工、雇主和人力資源負責人那裡收集的全球研究數據表明，人們對COVID-19之後的工作體驗抱有堅定的期望，但不包括回到COVID-19之前的工作環境。員工調查表明，他們在選擇主要工作地點和安排日程方面有明確的偏好和期望。員工強烈希望擁有這種靈活性，半數受訪者表示，如果不提供在家工作的選擇，他們會離開當前的雇主。然而，轉向靈活的工作環境會引入新的工作模式變化，這些變化在COVID-19之前的經驗中並不屬於大多數工作場所的一部分，了解新興的工作模式對於勞動力政策和空間利用規劃至關重要。
員工調查結果表明，80%的員工希望每周至少三天繼續在家工作，Owl Labs和 Global Workplace Analytics的調查結果顯示出類似的反應。這凸顯了COVID-19後工作經驗的現實，該工作經驗將側重於家庭辦公室和雇主辦公室之間的混合工作安排。大多數員工希望每週在家辦公兩到三天，並可以選擇在其他日子去公司。雖然這種混合組合正在成為大多數工人的主導模式，但它只佔勞動力的50%到60%。
在2020年員工敬業度調查中，工作地點偏好更加清晰可見。只有13%的受訪者表示他們不想遠端工作，而是更願意返回公司。相比之下，25%的受訪者表示更願意每天在家工作。51%反應了對每週在家辦公和公司辦公的偏好，11% 的人希望每月或偶爾使用相同的選項。因此，數據表明，組織應該期望10%到15%的員工選擇公司作為他們的主要工作場所。將有另一部分勞動力，介於25%和30%之間，希望在家辦公作為他們的主要工作場所，其中大多數，介於 50%和60%之間，希望選擇工作地點和時間表。
綜合上面所述，研究數據表明，作為新的靈活工作模式的一部分，領導者應該預計至少三種不同的主要工作模式：混合、公司和在家辦公。在與企業領導者的討論中，第四種模式——無邊界——在一些組織中形成，具有其獨特的特徵。
這些工作模式百分比是根據跨行業和部門的全球綜合數據進行預測和估計的。每個組織都必須評估其員工的期望，以確定每種模式的獨特分配，並相應地規劃工作流程和空間利用。
無邊界模式代表真正的遠端工作者，他們不在同一個地方、地區或國家，並且按照不同的時間表和安排工作。進入靈活工作環境的組織應該期望這種模式會出現，並且起初相對較小（可能不到 5%），組織對靈活工作環境的適應程度越來越高，隨著時間的推移可能會增加。
每個組織的領導者都必須在規劃COVID-19後的工作體驗時考慮員工不斷變化的期望，很少有組織會完全成為這些模式中的一種。大多數組織將至少擁有前三個，其中一些已經涉及無邊界模式，隨著職業責任和個人情況隨著時間的推移而發生變化，員工可以在這些模式之間移動。靈活的工作政策和企業空間利用設計必須適應這些模式，並允許根據雇主和員工的需求進行變化和調整。
資訊長應該：
- 透過與其他高級領導者合作了解員工的期望和態度，為IT組織樹立領導榜樣並示範良好的規劃實踐。
- 與人力資源部合作開發調查和回饋機會，從員工、經理和高層主管那裡收集數據，為靈活的工作戰略和規劃提供訊息。
- 使用該訊息來確定屬於四種模式中的每一種模式的勞動力比例，這樣就可以製定一套靈活的工作政策指南和設計空間，使其具有功能性和目的性。
傳達新的工作場所期望
在全球範圍內，人力資源主管報告稱，到2020年4月，遠端工作從COVID-19之前的29%增加到76%。根據目前的調查回覆，平均而言，客戶預計其57%的員工可以完全遠端工作，63%的員工至少有時可以遠端工作。企業領導者必須計劃將家庭辦公室作為COVID-19後工作環境中一半以上員工的主要工作空間，工作地點的這種巨大轉變意味著在家工作不再被視為正常工作場所的例外。在COVID-19後的靈活工作場所中，每週每天或每週幾天在家工作將被視為正常工作。
大多數現有的遠端工作政策都是基於這樣一個前提，即在家工作是一個例外，需要特殊標準、理由和批准。在大多數情況下，遺留政策只關注一種模式：全職遠端工作或遠端工作者。在以工作地點和日程安排靈活性為常態的情況下，傳統政策無法有效地指導決策和進行勞動力規劃。淘汰傳統的遠端工作政策並用新的靈活工作政策取而代之，向整個企業、管理層和員工發出了一個明確的訊號，即工作環境正在發生變化以適應新的模式和期望。
為了使靈活的工作政策有效，領導力管理至關重要。領導者為自己接受新的工作模式是導致行為和文化變革的政策的關鍵。如果領導者和經理繼續以傳統方式在雇主辦公室工作，直接下屬和團隊將不會感到舒適或安全。這將破壞靈活工作對組織的價值，並可能導致脫離敬業度、出勤率和關鍵技術人才的不必要流動。
靈活工作政策的目的不僅僅是發出訊號，其需要政策來指導和指導決策和規劃，並確保跨職能領域的一致性。這在尚未制定任何類型的企業政策的組織中尤其重要。
資訊長應該：
- 與人力資源和企業領導討論徹底的靈活性，以及如何應用這種方法來造福員工並支持管理決策。
- 與HR和IT管理團隊合作，透過定義靈活工作的新術語和定義，將其與任何遺留實踐和思維區分開來。
- 透過諮詢財務、人力資源、設施和法律部門，以確定在規劃和實施靈活的工作政策之前需要考慮的任何監管或合同義務。
確定空間的功能用途
傳統的企業辦公場所旨在為單一的、占主導地位的工作模式運作：員工通勤到該位置，在設定的時間表內完成分配的任務，然後通勤回家。每個人都以相同的模式工作，使辦公室的設計專注於提供一個專門的、指定的工作空間。會議室的增加定義了員工的兩個期望：坐在辦公桌前或坐在會議室中。便利設施，如午餐室和其他工作和社交功能區，被視為次要空間，而不是必需品。在 COVID-19 之後的工作場所，雇主的位置需要進行重大的重新設計以適應新的工作模式。
採用激進的靈活性承認勞動力對工作性質和雇主所在地目的的期望不斷變化。舊辦公室的重點和設計主要有兩個目的：單獨的辦公桌工作或小組會議。在靈活的工作場所中，這兩種功能都可以透過家庭辦公室或協作工具來實現。為了保持相關性，雇主現在必須專注於識別和提供在家庭辦公室或虛擬通訊工具無法解決的替代性、特殊用途的員工體驗。這些支持參與和績效的專業空間將為企業提供競爭優勢。
工作經驗期望的重大變化之一反應了職能變化。在傳統的辦公環境中，員工通常會要求或決定在家工作，因為他們需要避開辦公室談話、分心和干擾，以便專注於工作。在靈活的工作模式中，大多數員工每天都在他們的家庭辦公室中專注於工作。員工現在希望雇主的位置能夠為在家辦公安排中無法獲得的那些獨特的協作、創新或社交體驗提供機會。
資訊長應該：
- 對工作環境的設計應用徹底的靈活性，重點關注員工離開家庭辦公室進入雇主所在地的原因。
- 與 IT 經理和團隊合作，確定無法透過虛擬方式或在家庭辦公室內解決的互動、會議或體驗類型。
- 諮詢設施以配置各種特殊用途區域，這些區域旨在提供員工體驗，使 IT 團隊保持敬業度、生產力和高績效。
